Häufig gestellte Fragen

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Allgemein

In meinem Projekt haben sich Änderungen ergeben (z.B. Wechsel des Veranstaltungsorts, der Teilnahmezahlen, Reduzierung/Zunahme der Ausgaben). Bin ich weiterhin förderfähig?

Ja. Bei jeglichen Änderungen bitten wir um eine kurze Absprache mit uns, da wir selbst auch verpflichtet sind, alle Änderungen dem Ministerium gegenüber zu dokumentieren. Sendet uns einfach eine Mail mit den aktualisierten Plänen an aufholen@deutsche-chorjugend.de. Bewilligte Mittel können um bis zu 20% für andere förderfähige Posten umgewidmet werden – alles darüber hinaus ist mit uns abzusprechen und muss bei der Erstellung des Verwendungsnachweises begründet werden. Wenn ihr euch irgendwo unsicher seid, beraten wir gerne persönlich.

Falls ihr Änderungen in der Teilnehmendenzahl oder den Veranstaltungstagen habt, kann das Auswirkungen auf eure tatsächliche Förderhöhe haben – sucht insofern bitte das Gespräch mit uns, sobald sich hier Aktualisierungen auftun.

Gibt es Vordrucke für die Unterlagen?

Ja. Ihr findet alle relevanten Unterlagen im Downloadbereich und auf der Seite für den Verwendungsnachweis.

Kann man sich für die Unterschriften eine Vollmacht geben lassen?

Ja, die Vollmacht muss uns aber postalisch mit Originalunterschrift der satzungsberechtigten Person zugeschickt werden und konkret auf den Zweck der Fördermittelbewirtschaftung ausgestellt sein.

Können die Unterlagen (Vertrag, Mittelabruf, Teilnahmeliste, etc.) per Mail vorab geschickt werden?

Das ist möglich, um z.B. Unsicherheiten zu klären. Allerdings benötigen wir alle Unterlagen postalisch im Original – insofern können wir die digitalen Unterlagen nicht weiternutzen.

Was mache ich, wenn ich nicht die gesamte beantragte Summe ausgeschüttet gekriegt und jetzt eine große Finanzierungslücke habe?

Hier gibt es mehrere Möglichkeiten: Damit die Finanzierungslücke nicht auf die Eigenmittel oder Teilnehmendenbeiträge geht, empfehlen wir, weitere Zuwendungen z.B. bei der Gemeinde, der Stadt oder beim Landesverband zu beantragen. Wichtig ist dabei, dass die Förderung nicht ebenfalls aus Bundesmitteln kommt. Gerne können wir hier die Lage auch in einer direkten Beratung klären.

Was ist, wenn die Freizeitmaßnahme sich durch Corona oder andere unerwartete Zwischenfälle verändert oder ausfällt?

Haltet uns einfach auf dem Laufenden! Falls ihr Coronatests im Rahmen eurer Freizeit machen lassen müsst, sind diese förderfähig. Auch Stornokosten sind förderfähig. Wenn sich die Teilnahmezahlen reduzieren oder sich die Veranstaltungstage ändern, kann es sein, dass sich auch die Fördermittel reduzieren – ihr bekommt aber keinesfalls die Förderung entzogen.

Mittelabruf

Wann kann das Geld frühestens ausgeschüttet werden?

Nachdem der Weiterleitungsvertrag bei uns unterschrieben wieder eingegangen ist, kann der Mittelabruf gestellt werden. Gern könnt ihr uns den Mittelabruf auch direkt mit dem unterschriebenen Weiterleitungsvertrag zusenden.  Mit einer Woche Bearbeitungszeit kann das Geld dann ab der zweiten Septemberwoche ausgeschüttet werden. Wendet euch in dringenden Fällen gerne an uns.

Wer unterschreibt den Mittelabruf/andere Dokumente?

Ein:e satzungsmäßige:r Verteter:in muss alle Dokumente unterschreiben. Hier geht es auch um die rechtliche Absicherung für euch.

Belegliste

Braucht man auch Belege für nicht-förderfähige Ausgaben?

Ihr braucht Belege für alle Ausgaben, die im Kosten-Finanzierungsplan als Gesamtausgaben angegeben wurden. Diese sind in die Belegliste einzutragen. Es müssen allerdings nur die Belege für die förderfähigen Ausgaben als Kopie per Post bei uns eingereicht werden. Die anderen Belege hebt ihr einfach in euren Unterlagen mind. 5 Jahre auf – bei einer vertieften Prüfung sind diese Belege nachzuweisen.

Reicht es, wenn ich die Belege selbst kopiere oder benötige ich eine Kopie vom Veranstalter (z.B. der Jugendherberge)?

Es reicht, wenn die Kopien selbst gemacht wurden.

Teilnehmendenliste

Wie ist die Teilnahmeliste auszufüllen?

Handschriftlich von den Teilnehmenden selbst, mit einem Kugelschreiber (NICHT mit Bleistift). Nehmt die Teilnahmeliste mit zu eurem Projekt und lasst sie vor Ort ausfüllen. Sie ist euer wichtigstes Dokument, da es die komplette Förderhöhe nur mit einer vollständigen Teilnehmendenliste gibt.

Ich habe Kinder im Chor, die nicht schreiben können oder es erst lernen. Wie tragen diese sich in die Teilnahmeliste ein?

Diese können von einer/einem Teamer:in oder Eltern eingetragen werden. Es muss aber zwingend markiert werden, wenn etwas nicht von den Teilnehmenden selbst geschrieben wurde.

Ist es schlimm, wenn die Spalten nicht eingehalten werden?

Bei großer Schrift können mehrere Spalten genutzt werden, oder die Spalten in Excel vergrößert werden. Wir haben dafür auch bereits eine vergrößerte Vorlage erstellt. Alternativ kann eine eigene Teilnahmeliste mit den selben Inhalten und Kriterien erstellt werden.

Gelten Teamer:innen auch dann als ehrenamtlich, wenn für sie Kosten beantragt werden?

Ja, wenn sie keinen Honorarvertrag unterschreiben, sondern eine Aufwandsentschädigung im Rahmen der 840 € Ehrenamtspauschale oder 2.600 € Übungsleitungspauschale stellen.

Dürfen Ehrenamtliche auch unter 27 Jahre alt sein? Wie werden die eingetragen?

Ja, wir wünschen uns natürlich auch Ehrenamtliche unter 27. Diese werden als ehrenamtliche Teamer:innen eingetragen, wenn sie das Projekt unterstützen. Wenn sie selbst teilnehmen, sind sie als Teilnehmende einzutragen.

Sind nebenamtliche Chorleiter:innen hauptamtlich?

Wenn es einen Honorarvertrag für das Projekt gibt, ist es eine hauptamtliche Person. Ohne Honorarvertrag gilt die Person als ehrenamtlich.

Sachbericht

Meine Maßnahme hat schon stattgefunden und ich hatte kein wirkliches Konzept – wie fülle ich den Sachbericht aus?

Eine Beschreibung der Maßnahme und der Durchführung des Projekts reicht aus.

Beispiele für Ziele eines Probenwochenendes: Repertoire erweitern, gemeinsam Zeit verbringen, Befähigung der Kinder, eigene Projekte zu entwickeln, Gemeinschaftsstärkung

Beispiele für Methoden: Wahrnehmungsübungen, musikalische Methoden, Auseinandersetzung mit der Geschichte des Chors oder eines anderen Chors

Wer liest den Sachbericht?

Euer Sachbericht geht an uns, die DCJ. Wir schreiben einen eigenen Sachbericht an das Ministerium und nehmen alle Bitten und Kommentare von unseren Chören mit auf.