Verwendungsnachweis

Bitte reicht den Verwendungsnachweis zu eurer Freizeitmaßnahme spätestens 6 Wochen nach Ende eures Projekts bei der Deutschen Chorjugend per Post ein!

Alle Unterlagen müssen vollständig ausgefüllt und durch die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person bestätigt werden. Sollte der Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig oder unvollständig vorliegen, ist dies für uns ein Grund dafür, Teilsummen oder die gesamte Fördersumme zurückzufordern.

Und hier geht's zur Checkliste für den Verwendungsnachweis: Download

Folgende Unterlagen gehören dazu:

  1. Sachbericht | Download
  2. Teilnahmeliste | Download
  3. zahlenmäßiger Verwendungsnachweis | Download
  4. Belegliste | Download
  5. Belegkopien der förderfähigen Ausgaben
  6. ggf. Öffentlichkeitsarbeits-Material der Freizeitmaßnahme

Was ihr beim Ausfüllen der Unterlagen beachten müsst:

1. Sachbericht

Beschreibt, wie ihr die Ziele, die ihr euch mit der Freizeitmaßnahme gesetzt hattet, erreicht habt. Wie habt ihr sie konkret umgesetzt? Woran habt ihr sie gemessen?

Gebt Beispiele, sodass wir nachvollziehen können, wie die Begegnung gelaufen ist.
Wir möchten keine Berichtslyrik hören, sondern eine realistische Darstellung. Wenn Ziele nicht umgesetzt werden konnten, ist das okay – beschreibt einfach die Gründe dafür.

Indem wir eure Empfehlungen an das Ministerium spiegeln, können wir uns für noch bessere Rahmenbedingungen für ehrenamtliches Engagement einsetzen. Je mehr konkrete Informationen – über Gelungenes und Schwierigkeiten – wir von euch bekommen, desto besser können wir Anregungen an das BMFSFJ weitergeben!
 

2. Teilnahmeliste

Die Teilnahmeliste ist das wichtigste Dokument von allen! Liegt uns keine Teilnahmeliste vor, muss euer Chor die Förderung zurückzahlen.

  • Sie muss vollständig, handschriftlich und mit Kugelschreiber ausgefüllt sein.
  • Füllt alle Felder ganz oben auf der ersten Seite aus: Jahreszahl, Name und Anschrift des Chores, ankreuzen: Veranstaltungsart, Thema/Projekttitel, Ort, von- bis, Anzahl Tage (ab 6 Stunden Programm gilt ein Veranstaltungstag als voller Tag)
  • Jede:r Teilnehmer:in muss alle eigenen Angaben selbst eintragen. Die Liste darf also nicht vorausgefüllt werden.
  • Alle Teilnehmenden der Freizeitmaßnahme müssen sich in die Liste eintragen.
  • Auch die Teamer:innen müssen sich in die Liste eintragen.
  • Die Leitungsperson muss jede Seite der Teilnahmeliste mit Kugelschreiber unterschreiben.
  • Fachkräfte und Personen über 27 Jahre sollen angeben:
    Wer war hauptberuflich und wer ehrenamtlich dabei? (Spalte 6a)
    Funktion in der Jugendhilfe, z.B. Betreuer*in, Chorleitung,... (Spalte 6b)
     

3. abschließender Kosten- und Finanzierungsplan

Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben müssen hier aufgelistet werden.
Die Einnahmen müssen gleich den Ausgaben sein. Gebt alle öffentlichen Fördermittel an, die ihr neben der KJP-Förderung für das Projekt bekommen habt.
 

4. Belegliste

Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Freizeitmaßnahme entstanden sind (also auch die nicht förderungsfähigen Ausgaben) müssen in chronologischer Reihenfolge angegeben werden.
Jede Spalte muss ausgefüllt werden mit Belegnummer, Belegdatum, Zahlungs- bzw.
Buchungsdatum, Zahlungsempfänger*in, Verwendungszweck und Geldsumme in Euro.
 

5. Belegkopien von förderfähigen Ausgaben

Wir brauchen nur die Belegkopien von förderfähigen Ausgaben. Euer Chorverein ist dazu verpflichtet, die Originalbelege – und zwar alle Belege von der Begegnung – 5 Jahre für eine eventuelle Prüfung zur Einsicht in euren Vereinsunterlagen aufzubewahren. Wir gehen von einer im Geschäftsverkehr üblichen Buchführung aus.

Bei Bahn- oder Busreisen: Reicht eine Rechnung bei uns ein, auf der die einzelnen Namen der Mitreisenden stehen. Eine vertretungsberechtigte Person muss diese Bus- oder Bahnrechnung unterschreiben. Damit bestätigt sie, dass diese Teilnehmenden auch wirklich mitgefahren sind.
Bei Bahnreisen bitte abgestempelte Originaltickets oder gedruckte Onlinetickets an uns schicken.

Bei Autofahrten: Reicht das Fahrtkostenerstattungsformular bei uns ein (Download). Als Kilometerpauschale berechnen wir 20ct.

Bei Flügen: Ihr müsst uns eine Flugkostenrechnung schicken, auf der die einzelnen Namen der Mitreisenden stehen. Eine vertretungsberechtigte Person muss diese Flugkostenrechnung unterschreiben. Damit bestätigt sie, dass diese Teilnehmenden auch wirklich mitgeflogen sind.
 

6. ggf. Öffentlichkeitsarbeits-Material von der Freizeitmaßnahme

z.B. digitale Fotos, Links, Presseartikel, Broschüren, Konzert-Flyer – gerne per E-Mail an aufholen@deutsche-chorjugend.de.

Schickt die Unterlagen des Verwendungsnachweises bitte an:

Deutsche Chorjugend e.V.
Aufholen nach Corona
Karl-Marx-Str. 145
12043 Berlin