Verwendungsnachweis

Ihr müsst den Verwendungsnachweis der Chorbegegnung spätestens 6 Wochen nach Ende der Begegnung bei der Deutschen Chorjugend per Post einreichen.

Alle Unterlagen müssen vollständig ausgefüllt und durch die Unterschrift einer vertretungsberechtigten Person bestätigt werden. Sollte der Verwendungsnachweis nicht rechtzeitig oder unvollständig vorliegen, ist dies für uns ein Grund dafür, Teilsummen oder die gesamte Fördersumme zurückzufordern.

Folgende Unterlagen gehören dazu:

  1. Sachbericht | Download
  2. Teilnahmeliste | Download
  3. abschließender Kosten- und Finanzierungsplan | Download
  4. Belegliste | Download
  5. Belegkopien der förderfähigen Ausgaben
  6. ggf. Öffentlichkeitsarbeits-Material von der Chorbegegnung

Was ihr beim Ausfüllen der Unterlagen beachten müsst:

1. Sachbericht

Beschreibt, welche Ziele, die ihr euch mit der Chorbegegnung gesetzt hattet, erreicht habt. Wie habt ihr sie konkret umgesetzt?

Beispiel:
„Während der gemeinsamen Zeit hat vieles an Reflexion direkt in der musikalischen Arbeit stattgefunden. So wurde beispielsweise das erste Einsingen mit einer Wahrnehmungsübung eröffnet (in der Gruppe aufeinander achten, gemeinsam agieren). Und auch im Verlauf der Proben haben gezielte Methoden zum Austausch beigetragen (z.B. gemischt stehen, kleine Partnerübungen zu Aussprache).“
(aus dem Sachbericht eines Chores 2017)


Gebt Beispiele, sodass wir nachvollziehen können, wie die Begegnung gelaufen ist.
Wir möchten keine Berichtslyrik hören, sondern eine realistische Darstellung. Wenn Ziele nicht umgesetzt werden konnten, ist das okay – beschreibt einfach die Gründe dafür.

Beispiel:
„Es war vorgesehen, dass die Kinder und Jugendlichen während der Chorbegegnung ein gemeinsames Tagebuch oder einen Blog führen, um auch den Daheimgebliebenen die Reise nahezubringen. Ein Jugendlicher erkrankte während der Reise, der sich dieser Aufgabe annehmen wollte. Zudem fehlte den anderen Kindern und Jugendlichen der mediale Hintergrund, um diese Idee in seiner Vertretung umzusetzen."
(aus dem Sachbericht eines Chores 2017)


Unsere Aufgabe ist, Empfehlungen an das Ministerium zu spiegeln. Je mehr konkrete Informationen – über Gelungenes und Schwierigkeiten – wir von euch bekommen, desto besser können wir Anregungen an das BMFSFJ weitergeben!

2. Teilnahmeliste

Die Teilnahmeliste ist das wichtigste Dokument von allen! Liegt uns keine Teilnahmeliste vor, muss euer Chor die Förderung zurückzahlen.

  • Sie muss vollständig, handschriftlich und mit Kugelschreiber ausgefüllt sein.
  • Füllt alle Felder ganz oben auf der ersten Seite aus: Jahreszahl, Name und Anschrift des Chores, ankreuzen: Internationale Begegnung, Thema der Chorbegegnung, Ort, von- bis, Anzahl Tage (An- und Abreisetag gelten als voller Tag!)
  • Jede*r Teilnehmer*in muss alle eigenen Angaben selbst eintragen. Die Liste darf also nicht vorausgefüllt werden.
  • Alle Teilnehmenden der Chorbegegnung müssen sich in die Liste eintragen.
  • Auch die Leitungspersonen müssen sich in die Liste eintragen.
  • Die Leitungsperson muss jede Seite der Teilnahmeliste mit Kugelschreiber unterschreiben.
  • Fachkräfte und Personen über 27 Jahre sollen angeben:
    Wer war hauptberuflich und wer ehrenamtlich dabei? (Spalte 6a)
    Funktion in der Jugendhilfe, z.B. Betreuer*in, Chorleitung,... (Spalte 6b)

3. abschließender Kosten- und Finanzierungsplan

Die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben müssen hier aufgelistet werden.
Die Einnahmen müssen gleich den Ausgaben sein. Gebt alle öffentlichen Fördermittel an, die ihr neben der KJP-Förderung für das Projekt bekommen habt.

4. Belegliste

Alle Ausgaben, die im Zusammenhang mit der Chorbegegnung entstanden sind (also auch die nicht förderungsfähigen Ausgaben) müssen in chronologischer Reihenfolge angegeben werden.
Jede Spalte muss ausgefüllt werden mit Belegnummer, Belegdatum, Zahlungs- bzw.
Buchungsdatum, Zahlungsempfänger*in, Verwendungszweck und Geldsumme in Euro.

5. Belegkopien von förderfähigen Ausgaben

Wir brauchen nur die Belegkopien von förderfähigen Ausgaben. Euer Chorverein ist dazu verpflichtet, die Originalbelege – und zwar alle Belege von der Begegnung – 5 Jahre für eine eventuelle Prüfung zur Einsicht in euren Vereinsunterlagen aufzubewahren. Wir gehen von einer im Geschäftsverkehr üblichen Buchführung aus.

Bei Flügen: Ihr müsst uns eine Flugkostenrechnung schicken, auf der die einzelnen Namen der Mitreisenden stehen. Eine vertretungsberechtigte Person muss diese Flugkostenrechnung unterschreiben. Damit bestätigt sie, dass diese Teilnehmenden auch wirklich mitgeflogen sind.

Bei Bahn- oder Busreisen: Reicht eine Rechnung bei uns ein, auf der die einzelnen Namen der Mitreisenden stehen. Eine vertretungsberechtigte Person muss diese Bus- oder Bahnrechnung unterschreiben. Damit bestätigt sie, dass diese Teilnehmenden auch wirklich mitgeflogen sind.

Bei Bahnreisen bitte das abgestempelte Gruppenticket kopieren.

6. ggf. Öffentlichkeitsarbeits-Material von der Chorbegegnung

z. B. digitale Fotos, Links, Presseartikel, Broschüren, Konzert-Flyer – gerne per E-Mail an hendrike.schoof[at]deutsche-chorjugend.de.

Schickt die Unterlagen des Verwendungsnachweises bitte an:

Deutsche Chorjugend e.V.
Alte Jakobstr. 149
10969 Berlin